News

Latest Podcasting News

003-Pensando cómo organizar un evento con éxito

El tema de hoy es quizás algo distinto a los dos anteriores pero no deja de ser algo que forma parte de nuestro día a día. Yo en mi caso dedico bastante tiempo a gestionar todo tipo de eventos, y contigo Jordi ya son unos cuantos también los eventos que hemos organizado, ya sean de networking, para dar una formación o simplemente un afterwork donde nuestros clientes puedan pasar un buen rato en un lugar más destendido de lo que están acostumbrados.

Consideramos que es importante que hablemos de ello dado que un evento de empresa es una de las herramientas de networking más eficaces y hace que los participantes se conozcan, interactúen y por que no, acaben naciendo relaciones profesionales que seguramente no hubiese pasado en ningún otro lugar.

Por lo tanto un evento nos puede aportar mucho pero también es cierto que debe rozar la perfección, porque si el evento sale mal, puede generar el efecto contrario.

Lo que nos gustaría compartir en este podcast son las fases o los pasos que hay que seguir para que el día del evento sea memorable y todo un éxito.

¿Qué es lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de organizar un evento?

Pues si dividimos el concepto evento en 3 fases de gestión, podemos destacar el pre evento, el propio día del evento y el post evento. Obviamente, si has hecho una buena gestión en el pre evento, el día del evento debería salir redondo, pero para que así sea, vamos a indicar qué factores tener en cuenta en esta fase tan importante.

Bien, lo primero que debemos definir y será lo que se transmitará a los invitados, es cuál será el propósito de este evento y a que tipo de evento nos estamos enfocando: Si será un evento de networking, si se dará una formación o si simplemente será un evento afterwork para nuestros clientes. Esto Jordi, lo que hará también será definir el público objetivo que va a asistir verdad?

Este objetivo de evento muchas veces viene dado de las reuniones que podamos tener con nuestros clientes, muchas veces mientras estamos hablando con ellos ya nos transmiten alguna necesidad o inquietud que pueden tener y que nosotros aprovechamos para dar solución a través de un evento, no? Por ejemplo el caso de nuestro último evento, nosotros tenemos muchos clientes del sector B2B y nos encontrábamos en que muchos de ellos decían que en su sector era muy difícil hacer marketing online efectivo pues nosotros cogimos Jordi y organicemos un evento formativo donde se explicó todas las posibilidades que hay y lo cierto es que fue todo un éxito.

Si el objetivo del evento es dar una formación a un colectivo o simplemente dar una conferencia, la elección de ponentes es una de las más importantes que debemos tener en cuenta. Sobretodo asegurarnos que el público se va a sentir identificado con el ponente adecua a nuestro público y que tiene capacidad y experiencia para que la ponencia guste a los oyentes.

Bueno pues en esta primera fase también decidimos el lugar donde se va a celebrar el evento y que día. La fecha es importante y debemos procurar que no coincida con ningún día especial, con ningún festivo y ningún partido de fútbol…

¿Que día crees tu que es el mejor para celebrar un evento?

Pues dependerá mucho del tipo de evento, pero quizás el mejor momento para hacer celebrar un evento es aprovechando el fenómeno “Afterwork” que la gente ya sale de su rutina laboral y dispone de otro pensamiento además recomiendo que sea un miércoles o un jueves.

Por otro lado, una vez tengamos también ya claro que número y que tipo de visitante queremos que asistan al evento, debemos definir de qué manera llegamos a ellos y cómo deben hacerlo para que puedan confirmar su invitación. Yo, lo que recomiendo, es disponer una página web o una simple página de destino con información del evento y que los invitados puedan inscribirse a través de un formulario.

Luego por otro lado, la estrategia para dar a conocer el evento dependerá del tipo de público, es decir, si el evento está orientado a clientes, bastará con enviar un email personalizado o una llamada informando del evento. Pero si se da el caso que va orientado a usuarios que no conocemos ni nos conocen, deberemos hacer una acción de difusión. En este caso, las redes sociales pueden ser la mejor opción para dar a conocer un evento, por las segmentaciones que podemos aprovechar de Facebook y de Instagram, aunque al ser un evento profesional como estamos hablando, Linkedin Ads es una muy buena herramienta para ello.

Bueno, pues la fase del pre evento está ya bastante definida, tenemos todo bastante encarado, número de asistentes, su tipología, los ponentes preparados y ya ha llegado el día del evento. Como hemos dicho antes, esta fase debería ser únicamente de comprobar que todo se está ejecutando según lo previsto y sobre todo asegurarse de que los clientes están bien atendidos.

Nosotros, en nuestros eventos siempre animamos a la gente a utilizar algún hashtags que sea corto y fácil de recordar y de esta manera podemos ver si la gente interactúa durante el evento y podemos ir monitoreando si está cumpliendo con sus expectativas o no. Por sus tweets, sus fotos…

Para nosotros en la ejecución del evento es muy importante generar material y contenido, ya sea en fotos, vídeos en streaming de las ponencias… Porque de esta manera lo podemos compartir posteriormente con los asistentes, en nuestras redes sociales o los colgamos en la web del evento.

Bueno pues el evento ha sido un éxito, la gente ha interactuado entre ellos, has agradecido la asistencia a todos los visitantes.. Pero queda lo más importante, analizar si hemos cumplido el objetivo que teníamos propuesto para este evento o hacer un cálculo del ROI. Si tu objetivo era obtener un retorno de la inversión con la venta de entradas, podrás saberlo fácilmente. Si tu objetivo era generar clientes con este evento, deberás hacer este análisis a medio-largo plazo.

1 comment on “003-Pensando cómo organizar un evento con éxito

  1. Gemma Capuz dice:

    Hola Jordi y Xavi, me ha encantado vuestro podcast sobre eventos.
    Estoy pensando como, captar más visitantes en nuestro stand y crear contenidos de un evento muy importante en nuestro sector.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Scroll to top